高效整理外贸客户资料的重要性

因此，外贸业务员在日常工作中做好外贸客户资料整理可以在一定程度上提高工作效率，还能更好地维护好客户关系，从而促进业绩的提升。外贸业务...

如何高效整理外贸客户资料？

如何整理客户资料

下面小易就讲讲如何整理好客户资料。如果为了使我们的外贸工作更有效率，不仅需要强大的客户开发能力，还需要做很多文档整理工作。

具体实施步骤

要想让我们的外贸工作更加高效，我们除了需要有着强大的客户开发能力，还要有精细的客户资料整理工作。一份好的档案表应该包括主要信息、简介、联系方式、进展如何、客户类别、来源、整体规模、产品类别、重要程度、发展阶段、是否有决策权、面向市场等等。

需求分析与信息整理

在外贸工作中，针对客户的资料进行需求分析，而非每天机械性回复客户非常重要。整理客户信息需要从刚开始接触客户就做起。通过看Product中其产...

经验分享与积累

这个概念其实很宽泛，既然我是做外贸的，那就从外贸的角度来谈谈在外贸方面的经验到底指什么，又该如何积累， 就从资料的整理说起。声明一下...

常见问题与解决策略

许多外贸业务员只知道如何开发客户，却不懂如何管理外贸客户资料。今天我们就谈谈如何管理外贸客户资料。

数据丢失与资料维护

根据以往经验，总会有外贸业务员丢失客户名片，少则丢失一两张，多则丢失一大半。以上可见一张小小的名片的重要性，因此，我们一定要认真对待整理...

客户信息记录与分类

对很多外贸新手来说，记录客户信息并且整理客户资料是浪费时间的事，其实并不然，做好客户资料整理是特别重要的。现在我们来说说如何具体落实...

定期整理与归档

定期整理定期对外贸资料进行整理和归档，清理无用的文件和冗余的信息，保持资料库的清晰和高效。外贸资料是企业与客户之间沟通的重要媒介，规...

客户管理文件夹结构

任意盘下建立一个文件夹，客户管理文件夹，文件夹下建立三个子文件夹，分别为，客户概要，联系详情，往来文件。客户概要里面放置Excle表格，按...

思维导图软件推荐

法、图形组织者和电子记事本、更有效地召开会议、概述报告和文件、简化任务和项目管理、写作论文等。对外贸业务员来说，可以通过思维导图更好、更有层次地梳理外贸客户资料，进行信息的归档分类。7种免费和开源思维导图软件：Compendium、Freeplane、Wisemapping、Semantik、Xmind、Coggle、Mindmeister。

客户整理方法与技巧

这些客户整理方法能让你在外贸开发路上披荆斩棘。简单来说，外贸其实就是开发海外客户。如果为了使我们的外贸工作更有效率，不仅需要强大的客户开发能力，还需要做很多文档整理工作。否则你努力工作一段时间后，但会出现你不记得你给顾客发的资料、沟通的信息、电话沟通内容的情况，甚至不记得顾客对这

客户档案表内容

案表应该包括主要信息、简介、联系方式、进展如何、客户类别、来源、整体规模、产品类别、重要程度、发展阶段、是否有决策权、面向市场等等。打开客户的表格能够清楚明白的知道工作进行到哪一步了，后续的记录和文件整理都可以围绕着这份表格来进行。

产品信息记录

在和客户交谈的过程中产品的快递、习惯即可。在记录基础信息中，通过实时评估、记录，把客户分为“已成交的客户”、“重点培养客户”、“潜在客户”、“无用客户”四大类，并把重点信息包括询盘日期、公司名、联系人名称、邮箱、国家、地址、联系电话、传真、网址、跟进进度、其他重要备注等一一做成表格项目。

邮件往来管理

对应的每个客的邮件往来都记录在案，便于后续查找和跟进。同时增加一个定期推荐产品的文件夹，没有成交客户的话就只有两个定期推荐产品和询价两个文件夹。

订单执行情况表

无论是已成交客户还是未成交客户，只要有询价，每个产品建一个文件夹，文件夹命名格式为“产品名称+时间”，如下图：如果客户询价不多，等到新的一年来到时，把去年的所有询价整理到一起，如图：

客户资料管理流程

不管理外贸客户资料容易造成联系客户不及时，询单忘记跟进，不能合理的安排跟进时间，碰到问题无法给出好的建议。没有信息来对客户需求分析，产品的特点，一概不知道。如何管理外贸客户资料呢？你需要了解公司整个过程，写个流程，在制作中会加深你对各个环节的了解。

客户分类与文件夹命名

你用到的文件做成word,excel模板，用的时候不要每次都...

区专门存放客户的一切资料，这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理。将客户分为贵宾客户，种子客户，潜在客户，中断客户四类，每类建一个文件夹，放置客户的基本情况。为方便查找，客户的文件夹名字可以这样编号：地区代码-顺序号-客户级别，如EU

往来文件超链接

如果某天发送了合同或者pi，这个地方也要做一个超链接，链接到往来文件文件夹的里单据！当然往来文件下，建议按照客户建立以客户名称命名的子文件夹，统一放置单据。超链接直接做到对应客户的文件夹下的文件。

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客户管理最大的好处是：知彼知己，方便我们调整战力，把70%精力放在重要客户身上，以此达到事半功倍的效果！

整理思路

什么资料要整理：

联系人信息；

客户公司信息；

订单执行情况信息；

样机信息；

总订单记录信息等等。

具体实际操作

分类：

将客户分为A B C D四个等级，A类客户是指每年稳定返单，并且订单量大的客户；B类客户是指行业内的优质品牌商，有过合作但是没有稳定返单的客户；C类客户是我们所在行业待开发的客户；D类客户是指订单在进行但是量小或不稳定客户；

归档详情：

1. 联系人信息表

没有任何一条信息是无用的，所以尽量补全。

包含认识客户途径，职位，职业生涯，兴趣爱好，来中国频率，客户邮箱，电话，传真等基本联系方式。

2. 客户公司信息表

可以通过客户网站分析知道客户公司的基本情况，比如成立的年限，主营产品，公司优势，组织架构，销售方式。

我们也可以问问联系人关于他们公司的情况，尤其是见面时客户展示他们公司的PPT，及时记录有效信息。从网站分析产品，best seller 到new products, 我们都要去分类，看看客户新产品“新”体现在哪，我们是否可以生产满足。Best seller有什么卖点，结合我们对行业的了解，看是否能知道其供应商。通过客户的新闻News去了解客户近期发生的重大事件。

3. 客户国家信息表

对客户所在的国家建立档案。

我们需要去关注这个国家的经济水平，政治文化，法律法规，消费特征，旅游资讯等。比如节日，大家都知道的穆斯林斋月节，我们需要提前去预防节日带来的不方便。例如南非黑人国家喜欢闪亮闪亮的东西，而美国觉得很闪的东西档次显得低，所以他们喜欢哑光的表面处理工艺，因此国外的差异也是需要我们去收集整理。

4. 客户跟进表

这个跟进表可分为等级客户跟进表及优先客户跟进表。

对于潜在客户或有意向客户，我们需要对同等级的跟进情况做简单记录，例如初次报价时间，报价数量，单价等等，可以理解为跟进历史存档和跟进日程提示。

而“优先客户跟进表”记录的对象就是从上面挑出来很有可能成单客户，属于重要但不紧急，高回报的客户，是我们需要花时间和精力去跟进的对象。报价时间，数量，单价，交货期，客户要求，每一次联系的大概内容等等我们都必须记录。

5. 订单执行情况表

订单执行情况表是目前正在进行的订单，是跟进客户的关键环节，关系到整个外贸流程是否能顺利走完，既重要又紧急，需要我们高度重视。

每一个流程的节点在哪，进行的如何都是我们需要更新以便去掌控避免突发情况。如我们给工厂的交货期，工厂回复的交货期，原料采购期，生产进度，船公司给的船期等。对于一些老外贸人员来说可能同时跟进几个订单，这个表格的作用更重要。

6. 样机，订单记录表

送样成单后，我们也还是需要去整理客户的年订单量。可以将所有成单客户放在同一个表格，按照年份不同记录在一个sheet中，记录客户每一个客户每一单的出货时间，到港日期，付款方式，订单单价，数量，总额，销售情况记录。这样我们便可以从表格中去判断客户大概的采购月份，参考销售情况去适时催客户翻单。

样机记录表会稍有不同，但是同样重要，客户询问了样品，说明他还是对我们的产品感兴趣的。除了基本的数量，交期，是否免费情况等，对于有些有特殊功能区分的，我们需要把功能，颜色，特殊规格记录清楚，因为这些都涉及到大货，我们需要从一开始就杜绝错误，让客户放心。

最后，大家可以根据所在行业特殊性加以调整即可。

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